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Crafts Colombia · Gestión Humana Guía 05 · Inventario, Producto Averiado y Reposición
Manual de Operaciones · Punto de Venta Burbuja

Inventario, Producto Averiado, Faltantes y Reposición

Esta guía establece cómo cuidar, revisar, organizar, reportar y proteger el inventario del punto de venta, incluyendo producto averiado, faltantes, productos sin precio, reposición, recibo y traslados de mercancía.

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Principio central

  • ✓ Todo producto debe estar ubicado, cuidado, visible o reportado.
  • ✓ El inventario hace parte de la imagen de marca y de la confianza comercial.
  • ✓ Las averías, faltantes y diferencias deben reportarse con claridad y oportunidad.

Estados del producto y acción esperada

Cada producto debe tener una condición clara dentro del punto de venta. Cuando el producto no está ubicado, limpio, completo, reportado o controlado, se genera riesgo operativo.

Cuidado Orden Trazabilidad
01

Producto en buen estado

Debe exhibirse, cuidarse, limpiarse y venderse correctamente.

Exhibir y vender
02

Producto vendido

Debe registrarse o reportarse según el procedimiento interno definido por la empresa.

Registrar o reportar
03

Producto averiado

No debe permanecer en exhibición normal. Debe retirarse, separarse y reportarse.

Retirar y reportar
04

Producto faltante

Debe revisarse y reportarse de forma objetiva y oportuna.

Verificar y reportar
05

Producto sin precio

No debe venderse sin confirmar previamente el valor correcto y vigente.

Confirmar antes de vender
06

Producto mal ubicado

Debe reorganizarse según estándar visual para evitar confusiones, pérdida o mala presentación.

Reubicar

El inventario no es solo mercancía

Cada artículo representa valor comercial, trabajo artesanal, imagen de marca, experiencia para el cliente y patrimonio de la empresa. Por eso debe cuidarse durante toda la jornada.

1
Cuidar Manipular con cuidado, proteger productos delicados y evitar deterioros.
2
Ordenar Mantener exhibición e inventario de apoyo con criterio visual y comercial.
3
Reportar Informar averías, faltantes, productos sin precio o necesidades de reposición.
Idea clave: un producto ordenado, limpio y correctamente reportado mejora la experiencia del cliente y protege la operación.

Inventario visible

El inventario visible debe estar organizado para facilitar la compra, resaltar el valor del producto y proyectar una imagen premium.

Criterios de organización

  • Organizar por categoría: mochilas, accesorios, llaveros, imanes, decoración u otros.
  • Agrupar por color, contraste o armonía visual cuando sea útil.
  • Separar por tamaño para facilitar lectura visual del cliente.
  • Destacar productos de impulso o rangos accesibles cuando aplique.
  • Agrupar souvenirs por ciudad, región, colección o temporada.

Reglas de exhibición

  • No exhibir producto con polvo, manchas o suciedad visible.
  • No exhibir producto incompleto o con piezas faltantes.
  • Permitir que el cliente identifique precio, uso o categoría cuando aplique.
  • Mantener productos de alta rotación fáciles de mostrar.
  • Cuidar especialmente productos delicados o de mayor valor.

Revisión diaria del inventario

La revisión del inventario no debe limitarse a inventarios generales. Debe ser parte de la rutina diaria del punto de venta.

Apertura Jornada Cierre
A

Apertura

Revisar estado inicial del producto, exhibición, faltantes visibles, averías o desorden.

Inicio del día
B

Durante la jornada

Revisar productos manipulados, vendidos, caídos, averiados, desubicados o agotados.

Control permanente
C

Antes del cierre

Revisar producto restante, novedades, averías, faltantes y necesidades de reposición.

Cierre ordenado
D

Recibo de mercancía

Confirmar cantidades, estado físico, precios, ubicación y novedades visibles.

Entrada de producto
E

Traslado

Todo producto que entra o sale del punto debe tener autorización, registro o reporte.

Movimiento trazable
F

Reposición

Identificar agotados, productos de alta rotación y huecos visibles en la exhibición.

Venta disponible

Producto averiado

Un producto averiado es cualquier artículo que presenta una condición que afecta su apariencia, funcionalidad, integridad, empaque, seguridad o posibilidad de venta normal.

1
Identificar Detectar daño físico, deterioro visual, pieza faltante o condición dudosa.
2
Retirar No mantenerlo como producto normal en exhibición.
3
Reportar Informar con descripción, cantidad, evidencia y ubicación actual.
Regla práctica: ninguna trabajadora debe ofrecer descuentos por producto averiado sin autorización de la empresa.

Tipos de avería y manejo esperado

Ante cualquier duda sobre el estado de un producto, debe retirarse de la exhibición normal y reportarse para revisión.

Ejemplos de avería

  • Ruptura, fisura, pieza suelta, deformación o golpe.
  • Manchas, rayones, decoloración, suciedad o desgaste visible.
  • Falta de pieza, accesorio, etiqueta, cierre, cordón o elemento esencial.
  • Caja rota, bolsa deteriorada o presentación afectada.
  • Cierre, broche, imán, hebilla, asa o mecanismo que no funciona.

Procedimiento

  • Identificar la avería o condición especial.
  • Retirar el producto de exhibición normal.
  • Separar el producto en el lugar definido.
  • Tomar evidencia si aplica.
  • Reportar la novedad por el canal interno.
  • Esperar instrucción de supervisión o administración.

Manejo frente al cliente

Si un cliente identifica o pregunta por un producto averiado, la respuesta debe ser prudente, transparente y sin prometer soluciones no autorizadas.

Frases sugeridas

  • “Gracias por indicarnos. Lo vamos a retirar para revisión.”
  • “Debo confirmarlo primero, porque ese producto tiene una condición especial.”
  • “Debo reportarlo y confirmar si tiene alguna condición autorizada.”
  • “Vamos a revisar la situación y reportarla de inmediato.”

Lo que debe evitarse

  • Vender producto averiado como producto normal.
  • Ofrecer descuentos sin autorización.
  • Ocultar la avería si ya fue identificada.
  • Discutir con el cliente por la condición del producto.
  • Entregar producto con duda sin reportar.

Faltantes de inventario

Un faltante ocurre cuando un producto no aparece, no coincide con el registro, no se ubica físicamente o se detecta una diferencia entre lo esperado y lo disponible.

1
Revisar Exhibición, inventario de apoyo, ventas recientes y movimientos.
2
Verificar Confirmar si hubo traslado, separación o ubicación incorrecta.
3
Reportar Informar la diferencia de forma objetiva y sin acusaciones.
Idea clave: un faltante no debe ocultarse ni justificarse sin revisión. Debe reportarse con datos claros para permitir seguimiento.

Producto sin precio, reposición y traslados

Estos tres temas son críticos para evitar errores de venta, pérdida de oportunidades comerciales y diferencias de inventario.

$

Producto sin precio

No debe venderse sin confirmar previamente el precio correcto y vigente.

Verificar antes de vender
RP

Reposición

Debe solicitarse cuando haya agotados, huecos visibles o productos de alta rotación.

Mantener disponibilidad
TR

Traslados

Ningún producto debe salir del punto sin autorización, registro o instrucción.

Movimiento autorizado

Reposición: cuándo solicitarla

  • Producto de alta rotación agotado.
  • Huecos visibles en la exhibición.
  • Clientes preguntan repetidamente por un producto agotado.
  • Temporada, campaña o evento especial.
  • Línea comercial débil que requiere ajuste o refuerzo.

Traslados: información mínima

  • Fecha del movimiento.
  • Punto de origen y punto de destino.
  • Producto y cantidad.
  • Persona que entrega y persona que recibe.
  • Motivo del traslado y evidencia o soporte si aplica.

Prevención de pérdidas

La prevención de pérdidas requiere presencia activa, orden, control visual, comunicación prudente y reporte oportuno.

Conductas preventivas

  • Mantener presencia activa y control visual del punto.
  • Saludar a clientes para generar cercanía y control comercial.
  • Observar sin perseguir ni incomodar.
  • Reorganizar productos después de manipulación.
  • No abandonar el punto sin autorización o relevo.
  • Reportar personas o situaciones sospechosas.

Señales de alerta

  • Persona manipula muchos productos sin intención clara.
  • Grupo distrae mientras otra persona toma producto.
  • Persona intenta ubicarse en zona no permitida.
  • Producto aparece fuera de lugar.
  • Cliente insiste en manipular producto delicado sin acompañamiento.

Prohibiciones especiales

Estas conductas afectan la trazabilidad, la confianza, el control interno y la protección del producto.

No permitido

  • Retirar productos sin autorización.
  • Prestar, regalar o cambiar productos sin permiso.
  • Separar productos informalmente.
  • Ocultar producto averiado.
  • Vender producto averiado como normal.
  • No reportar faltantes.

Riesgos que se evitan

  • Pérdida de trazabilidad y riesgo patrimonial.
  • Reclamos y afectación de marca.
  • Faltantes reales o aparentes.
  • Pérdida de confianza interna.
  • Errores de venta, precio o reposición.
  • Daños y pérdidas por manipulación inadecuada.

Checklist de inventario durante la jornada

Durante la jornada, la trabajadora debe verificar:

  • La exhibición está ordenada.
  • Los productos manipulados por clientes fueron reorganizados.
  • No hay productos averiados visibles en exhibición normal.
  • El producto averiado fue separado y reportado.
  • Las novedades de producto fueron informadas oportunamente.
  • Los precios dudosos fueron confirmados antes de vender.
  • Los productos vendidos fueron registrados o reportados según procedimiento.
  • Se identificaron productos agotados o de baja disponibilidad.
  • El producto delicado o de mayor valor permanece protegido.
  • No se retiró ni separó producto sin autorización.

Reportes mínimos

Los reportes de inventario deben ser claros, objetivos y útiles para seguimiento.

Reporte de producto averiado

  • Fecha y punto de venta.
  • Nombre de quien reporta.
  • Producto o referencia.
  • Cantidad afectada.
  • Descripción de la avería.
  • Ubicación actual del producto.
  • Evidencia disponible: foto, video o ninguna.

Reporte de faltante

  • Fecha de detección.
  • Punto de venta.
  • Producto o referencia.
  • Cantidad faltante.
  • Última ubicación conocida.
  • Revisión realizada: exhibición, reserva, ventas o traslado.
  • Posible causa si se conoce, sin acusaciones.

Estándar mínimo diario de inventario

Al finalizar la jornada, deben cumplirse estos mínimos:

  • El producto visible permaneció ordenado y limpio.
  • No se mantuvo producto averiado en exhibición normal.
  • Los productos averiados fueron separados y reportados.
  • Los faltantes detectados fueron informados oportunamente.
  • Los precios dudosos fueron verificados antes de vender.
  • Los productos vendidos fueron registrados o reportados según procedimiento.
  • La exhibición fue reorganizada después de ventas o manipulación.
  • El inventario de apoyo permaneció ordenado.
  • Se identificaron necesidades de reposición.
  • Ningún producto fue retirado, separado, prestado o cambiado sin autorización.

Mensaje final de esta guía

El inventario de Crafts Colombia debe cuidarse como parte esencial de la marca. Cada producto ordenado, bien exhibido, limpio y correctamente reportado mejora la experiencia del cliente, facilita la venta y protege la operación.

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Uso interno: esta guía tiene finalidad formativa, preventiva y de control operativo. Debe aplicarse junto con los canales de reporte definidos por la empresa y las instrucciones de supervisión.

Crafts Colombia · Gestión Humana

Guía interna de inventario, producto averiado, faltantes y reposición para puntos de venta, burbujas, islas comerciales, stands y puntos compactos.

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