Coordinar la sede
Definir cómo se organizan las trabajadoras cuando comparten una misma sede, burbuja o varios puntos cercanos.
Manual de Operaciones Burbuja
Roles por Sede, Relevos y Coordinación entre Puntos
Guía para organizar la coordinación diaria cuando una sede tiene varias trabajadoras, varias burbujas, puntos cercanos, pausas, almuerzos, rotaciones, apoyo entre compañeras o movimientos de producto.
Coordinación
Relevos
Pausas
Rotación
Trabajo en equipo
Producto
Caja
Principio central
Ningún punto debe quedar desatendido por falta de coordinación.
Propósito de esta guía
Evitar cierres improvisados, puntos desatendidos, discusiones por ventas, bloqueos entre compañeras y pérdida de trazabilidad en caja o producto.
Evitar puntos solos
Asegurar que pausas, almuerzos, cambios de punto o relevos no afecten atención, ventas, caja ni seguridad.
Trabajar sin bloquear
Promover colaboración, aprendizaje, rotación y apoyo entre compañeras sin apropiarse de clientes, puntos o información.
Regla base: la coordinación debe garantizar que cada punto conserve atención, presencia activa, orden, caja controlada e inventario cuidado durante toda la jornada.
Cuándo aplica esta guía
Debe aplicarse en cualquier situación donde sea necesario coordinar personas, puntos, pausas, producto o atención compartida.
| Escenario | Aplicación práctica |
|---|---|
| Una burbuja con una trabajadora | Reglas de reporte, pausas, ausencia temporal y apoyo externo. |
| Una burbuja con varias trabajadoras | Distribución de atención, caja, inventario, orden y convivencia. |
| Dos puntos cercanos | Relevos, rotación, comunicación y apoyo entre puntos. |
| Sede con tienda y burbuja | Coordinación de flujo, producto, pausas, clientes y reportes. |
| Temporada alta o alto flujo | Refuerzo de atención, distribución de clientes y cuidado del producto. |
| Trabajadora nueva | Acompañamiento, aprendizaje gradual y participación real en la operación. |
Roles operativos dentro de una sede
Según el tamaño de la sede y el número de puntos, pueden existir diferentes roles de apoyo o coordinación.
Asesora comercial de punto
Atiende clientes, vende, cuida producto, mantiene orden, cobra correctamente y reporta novedades.
Encargada de punto o sede
Coordina rutinas, apoya compañeras, canaliza novedades, comparte información y cuida estándares.
Apoyo temporal
Cubre pausas, almuerzos, alto flujo, cambios de punto o tareas específicas durante la jornada.
Coordinación correcta: una encargada o compañera con más experiencia debe apoyar, orientar y compartir información, no bloquear ventas, aprendizaje ni participación de otras trabajadoras.
Reglas generales de coordinación
Estas reglas ayudan a que el equipo trabaje con orden, claridad y respeto.
La atención es compartidaNinguna trabajadora debe bloquear injustificadamente la participación de otra.
La información debe circularPrecios, promociones, productos, inventario y novedades deben compartirse.
Los relevos se comunicanNadie debe asumir un punto sin conocer caja, producto y novedades básicas.
Las pausas se coordinanAlmuerzos y descansos no deben cerrar puntos sin autorización o manejo definido.
Las ventas se respetanNo se deben interrumpir ventas de compañeras sin razón de servicio.
Los conflictos se reportanNo se discuten frente a clientes ni se convierten en bloqueo operativo.
Atención compartida y respeto por ventas
La atención compartida debe mejorar la experiencia del cliente, no crear competencia desordenada entre compañeras.
Apoyar sin desplazar
- Permitir que quien inició la atención pueda continuarla.
- Apoyar si la compañera lo solicita.
- Traer productos o información sin apropiarse de la venta.
- Distribuir atención cuando hay varios clientes.
- Coordinar quién cobra y quién entrega.
No generar conflicto
- Meterse en una venta sin necesidad.
- Desautorizar a una compañera frente al cliente.
- Impedir que otra trabajadora atienda.
- Ocultar información de producto o precio.
- Reclamar una venta frente al cliente.
Regla de atención: si una compañera ya está atendiendo, se respeta su proceso. El apoyo debe sumar al servicio, no desplazar ni generar tensión.
Rotación entre burbujas, tiendas o islas
La rotación permite que las trabajadoras conozcan diferentes productos, flujos de clientes y rutinas de operación.
| Principio | Aplicación |
|---|---|
| Equilibrio | La rotación debe buscar aprendizaje, apoyo operativo y continuidad de atención. |
| No apropiación | Ninguna trabajadora debe asumir un punto como exclusivo si la empresa requiere rotación. |
| Instrucción clara | Los cambios deben responder a programación, supervisión o necesidad de la jornada. |
| Entrega mínima | Antes de moverse, se informa estado de caja, producto, clientes y novedades. |
| Respeto | La rotación no debe usarse como castigo informal ni generar humillación. |
Relevos entre puntos de venta
Un relevo ocurre cuando una trabajadora entrega temporal o definitivamente la atención de un punto a otra persona durante la jornada.
1. Estado del puntoOrden, limpieza, exhibición, productos destacados y pendientes visibles.
2. Caja y pagosPagos recientes, pendientes, soportes, datáfono, efectivo o descuadres.
3. ProductoAverías, faltantes, productos separados o reposición pendiente.
4. Clientes y novedadesClientes que vuelven, solicitudes pendientes, instrucciones externas o tareas del día.
Entrega mínima: quien recibe el punto debe entender qué está pasando antes de asumir la atención, la caja, el producto y el cierre.
Almuerzos, pausas y ausencias temporales
La burbuja no debe quedar abandonada, cerrada o vulnerable por falta de coordinación.
| Situación | Manejo esperado |
|---|---|
| Almuerzo programado | Coordinar relevo, autorización o manejo previamente definido. |
| Pausa breve | Informar a compañera o supervisión si el punto queda sensible. |
| Necesidad de baño | Coordinar cobertura cuando sea posible, especialmente si hay alto flujo. |
| Malestar de salud | Reportar la situación y solicitar orientación. |
| Emergencia personal | Avisar antes de retirarse, salvo imposibilidad real. |
| Punto con alto flujo | Priorizar relevo antes de tomar pausa si es razonable. |
Regla de cobertura: no se debe cerrar, abandonar o dejar sin atención un punto de venta sin autorización, relevo o manejo previamente definido.
Coordinación de caja durante relevos
Cuando el relevo involucra caja o medios de pago, la información debe entregarse con especial cuidado.
| Tema | Criterio esperado |
|---|---|
| Efectivo | Informar si hay base, pagos recientes, cambio pendiente o novedad. |
| Datáfono | Indicar estado, batería, fallas o última transacción relevante. |
| Transferencias | Informar pagos pendientes de confirmación. |
| Soportes | Dejar organizados y visibles solo para personal autorizado. |
| Descuadres | Reportar antes de entregar o tan pronto se detecten. |
| Ventas pendientes | Informar si un cliente volverá o quedó pendiente de pago. |
Coordinación de producto entre puntos cercanos
Cuando hay dos o más puntos cercanos, pueden presentarse solicitudes de producto, traslados, reposiciones o apoyo visual.
Movimiento con trazabilidad
- Coordinar con la compañera antes de mover producto.
- Indicar punto de origen y destino.
- Informar producto y cantidad.
- Explicar motivo del movimiento.
- Reportar según el procedimiento definido.
Producto sin control
- Mover mercancía sin avisar.
- Prestar producto sin claridad.
- Dejar producto en puntos no definidos.
- Retirar producto averiado sin reportar.
- Generar faltantes por falta de comunicación.
Regla de producto: ningún producto debe moverse entre puntos sin autorización, registro o reporte según el procedimiento definido.
Comunicación diaria entre compañeras
La comunicación debe ser clara, prudente y enfocada en la operación.
| Tema a comunicar | Momento recomendado |
|---|---|
| Novedades de caja | Al detectarse y en relevo o cierre. |
| Producto averiado | Al detectarse. |
| Faltantes | Después de revisión inicial. |
| Clientes pendientes | En relevo o cierre. |
| Cambios de precios o promociones | Tan pronto se conozcan. |
| Instrucciones del centro comercial | De forma inmediata o durante la jornada. |
| Tareas pendientes | En relevo o cierre. |
| Situaciones de convivencia | Por canal adecuado, no frente al cliente. |
Puntos con diferente nivel de ventas
Cuando una sede tiene un punto con mayor flujo o mayor venta, la coordinación debe proteger la continuidad sin abandonar los demás.
Alto flujo
Debe priorizar presencia activa, atención continua y relevo en pausas o almuerzo.
Bajo flujo
Debe mantenerse ordenado y atendido, sin abandonarlo injustificadamente.
No apropiación
La asignación debe responder a programación o necesidad operativa, no a apropiación personal de un punto.
Trabajadoras nuevas o en aprendizaje
El equipo debe facilitar que las nuevas trabajadoras aprendan producto, inventario, caja, atención y rutinas del punto.
Participación gradual
La trabajadora nueva debe poder atender y practicar con acompañamiento.
Información clara
Productos, precios, ubicación, promociones y rutinas deben explicarse.
Corrección adecuada
Las correcciones deben hacerse con respeto, no frente al cliente ni con humillación.
Regla de aprendizaje: ninguna trabajadora debe sentirse excluida de aprender, atender, vender, participar en inventario o conocer la operación del punto.
Conflictos de coordinación
Los desacuerdos por ventas, relevos, puntos, inventario o funciones deben manejarse sin afectar al cliente.
| Conflicto frecuente | Manejo esperado |
|---|---|
| Dos trabajadoras reclaman una venta | No discutir frente al cliente. Revisar después con criterio interno. |
| Una trabajadora no permite relevo | Reportar la situación por el canal definido. |
| Una compañera interrumpe ventas | Conversar en momento adecuado o escalar si se repite. |
| Diferencia por almuerzo o pausa | Revisar programación, flujo y necesidad operativa. |
| Información de producto no compartida | Solicitar claridad y reportar si afecta operación. |
| Tensión personal visible | Separar la situación de la atención y pedir apoyo. |
Prohibiciones especiales de coordinación
Estas conductas deben evitarse porque afectan ventas, clima laboral, aprendizaje, caja, inventario o imagen de marca.
Bloquear la operación
- Cerrar un punto por almuerzo o pausa sin autorización.
- Impedir injustificadamente que otra compañera atienda clientes.
- Apropiarse de un punto como si fuera exclusivo.
- Interrumpir ventas de compañeras sin razón de servicio.
Perder trazabilidad
- Mover producto entre puntos sin reporte.
- No entregar información mínima en relevos.
- Discutir coordinación frente a clientes.
- Ocultar novedades para evitar seguimiento.
Checklist rápido de coordinación diaria
Úsalo como recordatorio para mantener la sede ordenada, cubierta y bien comunicada.
Puntos cubiertosLos puntos de venta permanecen atendidos durante la jornada.
Pausas coordinadasAlmuerzos y descansos no afectan la atención ni la seguridad.
Información compartidaProductos, precios, promociones y novedades se comunican oportunamente.
Ventas respetadasNo hay interrupciones injustificadas en ventas iniciadas por compañeras.
Relevos clarosQuien recibe conoce caja, producto, clientes pendientes y novedades.
Producto trazableLos movimientos entre puntos se reportan o registran según instrucción.
Apoyo a nuevasLas trabajadoras nuevas reciben acompañamiento y participan en la operación.
Conflictos controladosLas diferencias internas no se hacen visibles frente al cliente.
Novedades reportadasLas situaciones relevantes se comunican por el canal adecuado.
Cierre ordenadoLa sede termina con puntos organizados y pendientes claros.
Estándar final: una sede bien coordinada vende mejor, atiende mejor y genera menos conflictos. La coordinación depende de saber cuándo liderar, cuándo apoyar, cuándo entregar información, cuándo pedir ayuda y cuándo reportar.
Crafts Colombia · Gestión Humana
Manual de Operaciones Burbuja
Roles por Sede, Relevos y Coordinación entre Puntos
Guía para organizar la coordinación diaria cuando una sede tiene varias trabajadoras, varias burbujas, puntos cercanos, pausas, almuerzos, rotaciones, apoyo entre compañeras o movimientos de producto.
Coordinación
Relevos
Pausas
Rotación
Trabajo en equipo
Producto
Caja
Principio central
Ningún punto debe quedar desatendido por falta de coordinación.
Propósito de esta guía
Evitar cierres improvisados, puntos desatendidos, discusiones por ventas, bloqueos entre compañeras y pérdida de trazabilidad en caja o producto.
Coordinar la sede
Definir cómo se organizan las trabajadoras cuando comparten una misma sede, burbuja o varios puntos cercanos.
Evitar puntos solos
Asegurar que pausas, almuerzos, cambios de punto o relevos no afecten atención, ventas, caja ni seguridad.
Trabajar sin bloquear
Promover colaboración, aprendizaje, rotación y apoyo entre compañeras sin apropiarse de clientes, puntos o información.
Regla base: la coordinación debe garantizar que cada punto conserve atención, presencia activa, orden, caja controlada e inventario cuidado durante toda la jornada.
Cuándo aplica esta guía
Debe aplicarse en cualquier situación donde sea necesario coordinar personas, puntos, pausas, producto o atención compartida.
| Escenario | Aplicación práctica |
|---|---|
| Una burbuja con una trabajadora | Reglas de reporte, pausas, ausencia temporal y apoyo externo. |
| Una burbuja con varias trabajadoras | Distribución de atención, caja, inventario, orden y convivencia. |
| Dos puntos cercanos | Relevos, rotación, comunicación y apoyo entre puntos. |
| Sede con tienda y burbuja | Coordinación de flujo, producto, pausas, clientes y reportes. |
| Temporada alta o alto flujo | Refuerzo de atención, distribución de clientes y cuidado del producto. |
| Trabajadora nueva | Acompañamiento, aprendizaje gradual y participación real en la operación. |
Roles operativos dentro de una sede
Según el tamaño de la sede y el número de puntos, pueden existir diferentes roles de apoyo o coordinación.
Asesora comercial de punto
Atiende clientes, vende, cuida producto, mantiene orden, cobra correctamente y reporta novedades.
Encargada de punto o sede
Coordina rutinas, apoya compañeras, canaliza novedades, comparte información y cuida estándares.
Apoyo temporal
Cubre pausas, almuerzos, alto flujo, cambios de punto o tareas específicas durante la jornada.
Coordinación correcta: una encargada o compañera con más experiencia debe apoyar, orientar y compartir información, no bloquear ventas, aprendizaje ni participación de otras trabajadoras.
Reglas generales de coordinación
Estas reglas ayudan a que el equipo trabaje con orden, claridad y respeto.
La atención es compartidaNinguna trabajadora debe bloquear injustificadamente la participación de otra.
La información debe circularPrecios, promociones, productos, inventario y novedades deben compartirse.
Los relevos se comunicanNadie debe asumir un punto sin conocer caja, producto y novedades básicas.
Las pausas se coordinanAlmuerzos y descansos no deben cerrar puntos sin autorización o manejo definido.
Las ventas se respetanNo se deben interrumpir ventas de compañeras sin razón de servicio.
Los conflictos se reportanNo se discuten frente a clientes ni se convierten en bloqueo operativo.
Atención compartida y respeto por ventas
La atención compartida debe mejorar la experiencia del cliente, no crear competencia desordenada entre compañeras.
Apoyar sin desplazar
- Permitir que quien inició la atención pueda continuarla.
- Apoyar si la compañera lo solicita.
- Traer productos o información sin apropiarse de la venta.
- Distribuir atención cuando hay varios clientes.
- Coordinar quién cobra y quién entrega.
No generar conflicto
- Meterse en una venta sin necesidad.
- Desautorizar a una compañera frente al cliente.
- Impedir que otra trabajadora atienda.
- Ocultar información de producto o precio.
- Reclamar una venta frente al cliente.
Regla de atención: si una compañera ya está atendiendo, se respeta su proceso. El apoyo debe sumar al servicio, no desplazar ni generar tensión.
Rotación entre burbujas, tiendas o islas
La rotación permite que las trabajadoras conozcan diferentes productos, flujos de clientes y rutinas de operación.
| Principio | Aplicación |
|---|---|
| Equilibrio | La rotación debe buscar aprendizaje, apoyo operativo y continuidad de atención. |
| No apropiación | Ninguna trabajadora debe asumir un punto como exclusivo si la empresa requiere rotación. |
| Instrucción clara | Los cambios deben responder a programación, supervisión o necesidad de la jornada. |
| Entrega mínima | Antes de moverse, se informa estado de caja, producto, clientes y novedades. |
| Respeto | La rotación no debe usarse como castigo informal ni generar humillación. |
Relevos entre puntos de venta
Un relevo ocurre cuando una trabajadora entrega temporal o definitivamente la atención de un punto a otra persona durante la jornada.
1. Estado del puntoOrden, limpieza, exhibición, productos destacados y pendientes visibles.
2. Caja y pagosPagos recientes, pendientes, soportes, datáfono, efectivo o descuadres.
3. ProductoAverías, faltantes, productos separados o reposición pendiente.
4. Clientes y novedadesClientes que vuelven, solicitudes pendientes, instrucciones externas o tareas del día.
Entrega mínima: quien recibe el punto debe entender qué está pasando antes de asumir la atención, la caja, el producto y el cierre.
Almuerzos, pausas y ausencias temporales
La burbuja no debe quedar abandonada, cerrada o vulnerable por falta de coordinación.
| Situación | Manejo esperado |
|---|---|
| Almuerzo programado | Coordinar relevo, autorización o manejo previamente definido. |
| Pausa breve | Informar a compañera o supervisión si el punto queda sensible. |
| Necesidad de baño | Coordinar cobertura cuando sea posible, especialmente si hay alto flujo. |
| Malestar de salud | Reportar la situación y solicitar orientación. |
| Emergencia personal | Avisar antes de retirarse, salvo imposibilidad real. |
| Punto con alto flujo | Priorizar relevo antes de tomar pausa si es razonable. |
Regla de cobertura: no se debe cerrar, abandonar o dejar sin atención un punto de venta sin autorización, relevo o manejo previamente definido.
Coordinación de caja durante relevos
Cuando el relevo involucra caja o medios de pago, la información debe entregarse con especial cuidado.
| Tema | Criterio esperado |
|---|---|
| Efectivo | Informar si hay base, pagos recientes, cambio pendiente o novedad. |
| Datáfono | Indicar estado, batería, fallas o última transacción relevante. |
| Transferencias | Informar pagos pendientes de confirmación. |
| Soportes | Dejar organizados y visibles solo para personal autorizado. |
| Descuadres | Reportar antes de entregar o tan pronto se detecten. |
| Ventas pendientes | Informar si un cliente volverá o quedó pendiente de pago. |
Coordinación de producto entre puntos cercanos
Cuando hay dos o más puntos cercanos, pueden presentarse solicitudes de producto, traslados, reposiciones o apoyo visual.
Movimiento con trazabilidad
- Coordinar con la compañera antes de mover producto.
- Indicar punto de origen y destino.
- Informar producto y cantidad.
- Explicar motivo del movimiento.
- Reportar según el procedimiento definido.
Producto sin control
- Mover mercancía sin avisar.
- Prestar producto sin claridad.
- Dejar producto en puntos no definidos.
- Retirar producto averiado sin reportar.
- Generar faltantes por falta de comunicación.
Regla de producto: ningún producto debe moverse entre puntos sin autorización, registro o reporte según el procedimiento definido.
Comunicación diaria entre compañeras
La comunicación debe ser clara, prudente y enfocada en la operación.
| Tema a comunicar | Momento recomendado |
|---|---|
| Novedades de caja | Al detectarse y en relevo o cierre. |
| Producto averiado | Al detectarse. |
| Faltantes | Después de revisión inicial. |
| Clientes pendientes | En relevo o cierre. |
| Cambios de precios o promociones | Tan pronto se conozcan. |
| Instrucciones del centro comercial | De forma inmediata o durante la jornada. |
| Tareas pendientes | En relevo o cierre. |
| Situaciones de convivencia | Por canal adecuado, no frente al cliente. |
Puntos con diferente nivel de ventas
Cuando una sede tiene un punto con mayor flujo o mayor venta, la coordinación debe proteger la continuidad sin abandonar los demás.
Alto flujo
Debe priorizar presencia activa, atención continua y relevo en pausas o almuerzo.
Bajo flujo
Debe mantenerse ordenado y atendido, sin abandonarlo injustificadamente.
No apropiación
La asignación debe responder a programación o necesidad operativa, no a apropiación personal de un punto.
Trabajadoras nuevas o en aprendizaje
El equipo debe facilitar que las nuevas trabajadoras aprendan producto, inventario, caja, atención y rutinas del punto.
Participación gradual
La trabajadora nueva debe poder atender y practicar con acompañamiento.
Información clara
Productos, precios, ubicación, promociones y rutinas deben explicarse.
Corrección adecuada
Las correcciones deben hacerse con respeto, no frente al cliente ni con humillación.
Regla de aprendizaje: ninguna trabajadora debe sentirse excluida de aprender, atender, vender, participar en inventario o conocer la operación del punto.
Conflictos de coordinación
Los desacuerdos por ventas, relevos, puntos, inventario o funciones deben manejarse sin afectar al cliente.
| Conflicto frecuente | Manejo esperado |
|---|---|
| Dos trabajadoras reclaman una venta | No discutir frente al cliente. Revisar después con criterio interno. |
| Una trabajadora no permite relevo | Reportar la situación por el canal definido. |
| Una compañera interrumpe ventas | Conversar en momento adecuado o escalar si se repite. |
| Diferencia por almuerzo o pausa | Revisar programación, flujo y necesidad operativa. |
| Información de producto no compartida | Solicitar claridad y reportar si afecta operación. |
| Tensión personal visible | Separar la situación de la atención y pedir apoyo. |
Prohibiciones especiales de coordinación
Estas conductas deben evitarse porque afectan ventas, clima laboral, aprendizaje, caja, inventario o imagen de marca.
Bloquear la operación
- Cerrar un punto por almuerzo o pausa sin autorización.
- Impedir injustificadamente que otra compañera atienda clientes.
- Apropiarse de un punto como si fuera exclusivo.
- Interrumpir ventas de compañeras sin razón de servicio.
Perder trazabilidad
- Mover producto entre puntos sin reporte.
- No entregar información mínima en relevos.
- Discutir coordinación frente a clientes.
- Ocultar novedades para evitar seguimiento.
Checklist rápido de coordinación diaria
Úsalo como recordatorio para mantener la sede ordenada, cubierta y bien comunicada.
Puntos cubiertosLos puntos de venta permanecen atendidos durante la jornada.
Pausas coordinadasAlmuerzos y descansos no afectan la atención ni la seguridad.
Información compartidaProductos, precios, promociones y novedades se comunican oportunamente.
Ventas respetadasNo hay interrupciones injustificadas en ventas iniciadas por compañeras.
Relevos clarosQuien recibe conoce caja, producto, clientes pendientes y novedades.
Producto trazableLos movimientos entre puntos se reportan o registran según instrucción.
Apoyo a nuevasLas trabajadoras nuevas reciben acompañamiento y participan en la operación.
Conflictos controladosLas diferencias internas no se hacen visibles frente al cliente.
Novedades reportadasLas situaciones relevantes se comunican por el canal adecuado.
Cierre ordenadoLa sede termina con puntos organizados y pendientes claros.
Estándar final: una sede bien coordinada vende mejor, atiende mejor y genera menos conflictos. La coordinación depende de saber cuándo liderar, cuándo apoyar, cuándo entregar información, cuándo pedir ayuda y cuándo reportar.
Crafts Colombia · Gestión Humana